Wireframe per un gestionale tecnico e commerciale online, ad uso di agenti e distributori.
Fase I: definizione funzioni di inserimento/modifica delle unità minime di informazione e loro relazioni.

La prototipazione con strumenti cartacei è sempre la più efficace, soprattutto quando si deve lavorare in gruppo, coinvolgendo più figure tra futuri utenti, futuri amministratori, designer e developer. Ognuno infatti può dare il proprio contributo e rappresentare “graficamente” come immagina il risultato, valutando le proposte degli altri e trovando insieme le più efficaci.

Questo nella foto è il primo prototipo di un portale verticale dedicato all’aggiornamento e alla knowledge sharing tra medici di base di un distretto sanitario. È destinato a diventare un punto di riferimento anche per la modulistica e le normative locali, dunque è necessario prevedere (quasi) tutto con la massima precisione.

Per realizzare i moduli mi sono aiutato con la demo di iPlotz, che sto valutando insieme a Balsamiq Mockups, e con cui ho stampato alcune pagine di elementi vuoti:

• schermi browser
• calendario
• box di login
• menu principale (una serie di tab vuote)
• elementi sidebar e di contenuto centrale di diverse dimensioni

Il prossimo passo è realizzare la mappa completa dei contenuti (schematica), la tassonomia di riferimento, un prototipo navigabile.
La cosa più difficile di questa fase? Continuare a ricordare al cliente che stiamo lavorando sulla struttura, quindi il suo sito non avrà necessariamente questo aspetto ;)

La mia traduzione dell’articolo di Thomas Myer (apparso su ibm.com), pubblicata nell’ambito del progetto internazionale Translation of Information Architecture di ianstitute nel 2003.

Chiariamo i malintesi sull’Architettura dell’Informazione

Thomas Myer
IA Misconceptions explained (Pubblicazione originale su IBM.com)

L’architetto dell’informazione è un membro vitale di un team di sviluppo web e gioca un ruolo chiave in relazione al come viene organizzato il contenuto di un sito. Questo articolo cercherà di chiarire alcuni malintesi a proposito dell’Architettura dell’Informazione e aiuterà a definire il ruolo che il professionista in questione svolge nella creazione dei siti web.

Cos’è esattamente l’Architettura dell’Informazione? E’ sinonimo di Information Design? E’ sinonimo di design e basta? Da quanto si desume leggendo alcuni annunci di lavoro, l’architetto dell’informazione sembra poter essere una cosa indefinita tra uno sviluppatore di database, un visual designer tutto-fare e un esperto redattore tecnico.
In realtà l’architetto dell’informazione svolge un lavoro invisibile ma importantissimo nell’organizzazione del contenuto di un sito, a prescindere dal dove risieda poi il contenuto stesso (semplici file, multimedia, campi di database); spesso può evitare, in progetti complessi come i portali, che la realizzazione si trasformi in un reale incubo.

Nelle prossime righe risponderò alle domande poste in questa introduzione, chiarendo forse qualche dubbio e fornendo alcune risorse per ulteriori approfondimenti.

Pensa come un architetto, non come un designer.

Per capire meglio la differenza tra un architetto dell’informazione e un designer potrà essere utile l’analogia con la differenza che intercorre tra un architetto (di edifici) e un designer d’interni.
L’architetto tradizionale si occupa innanzitutto della struttura, dei percorsi e di altri aspetti fondamentali quali la disposizione delle tubature o dell’impianto elettrico. Se l’architetto non dovesse svolgere questo lavoro al meglio, l’edificio potrebbe crollarci sotto i piedi, oppure potrebbe non soddisfare le esigenze delle persone che lo devono abitare, oppure ancora, per paradosso, potrebbero non esserci abbastanza camere da letto.
Il designer d’interni, invece, si preoccupa del colore, della disposizione e dello stile d’arredamento, dei tendaggi, delle superfici, dell’armonia d’ambiente. Cerca cioè di dare un certo look alle camere o fare in modo che certi colori e stili siano costanti in tutto l’edificio.

Con questo non si vuol dire che un lavoro è più facile o difficile dell’altro. Si tratta semplicemente di due lavori diversi. Esisteranno comunque delle sovrapposizioni (l’architetto, ad esempio, dovrà occuparsi dell’armonia visiva e il designer dovrà invece tener conto di percorsi e accessi), ma in generale le due discipline si completano a vicenda. Non chiedereste mai ad un designer d’interni di progettare la vostra casa, così come non la colorereste mai con uno schema di colori partorito da un architetto…

Se spostiamo la prospettiva allo sviluppo web, il parallelismo rimane. L’architetto dell’informazione generalmente non deve possedere una grande esperienza nell’identità di marca, nei colori, nel layout e in certe forme di comunicazione visuale che sono di competenza del designer. Resta una figura con una preparazione nella categorizzazione, nell’XML, nella creazione e organizzazione dei contenuti, nell’interaction design e nel navigation design. La sua competenza è relativa alla struttura dell’informazione.

Il seguito dell’articolo è dedicato a quando, dove e come questa abilità vengono applicate.

Quando e dove lavorano gli architetti dell’informazione

Il momento migliore per coinvolgere un architetto dell’informazione è all’inizio dei lavori di sviluppo. Così come non chiamereste un vero architetto nel momento in cui il tetto sta per essere posato su muri tutti storti, è in genere un buona idea chiamare un esperto prima di incorrere, con un sito web, in grossi problemi.
In ogni caso, a proposito del progetto in corso, egli avrà bisogno di comprendere:

• Obiettivi e bisogni dell’utente
• Obiettivi commerciali e gestionali
• Ostacoli tecnici
• Ostacoli relativi al contenuto
• Ostacoli di progetto

La comprensione degli obiettivi e dei bisogni dell’utenza non è certo una novità per chiunque si sia imbattuto professionalmente in problematiche legate all’usabilità. Tuttavia, ci potranno ancora essere persone poco vicine al mondo di Jakob Nielsen. L’ambito principale di un architetto dell’informazione è la costruzione di strutture di informazioni che siano facili da capire e utilizzare; dovrà quindi far coincidere gli scopi commerciali con gli obiettivi degli utenti, realizzare tutto questo all’interno dei vincoli imposti dal progetto (deadline, risorse, budget, eccetera), dalle questioni tecniche (linguaggi di sviluppo, database, eccetera), e dalla modalità di produzione dei contenuti (gestione del personale, collaboratori esterni, eccetera).

La scelta di un linguaggio di programmazione al posto di un altro, ad esempio, potrebbe incidere sulla modalità di gestione del contenuto del portale che, a sua volta, potrebbe incidere sull’interazione tra utente e contenuto. In particolare, potrebbe significare che il contenuto dovrà essere proposto come una singola pagina lunghissima, piuttosto che come una serie di pagine minori. Un buon esempio di ostacolo relativo al contenuto può essere un piccolo staff di autori con poca o nessuna esperienza sull’argomento trattato nel sito. Un simile ostacolo potrebbe opporsi drasticamente al raggiungimento dell’obiettivo principale di business (ad esempio realizzare un sito che tratta l’argomento in profondo stile editoriale). In questo caso, la strategia impone di rivalutare le scelte di personale e di accrescere il budget assegnato al reclutamento di collaboratori esterni.
Sebbene questo tipo di problemi, a prima vista, non sembri avere molto a che fare con il modo in cui il contenuto è organizzato e distribuito sul sito, essi possono influenzare pesantemente l’esperienza interattiva dell’utente con il contenuto.

Il contenuto di un sito web non è un oggetto statico, può cambiare nella struttura e nella distribuzione e lo può fare giorno per giorno. Mantenere la massima concentrazione sulle strategie di gestione del contenuto e farle coincidere con gli obiettivi di business è la chiave per un’Architettura dell’Informazione di successo.

Come funziona l’Architettura dell’Informazione

Un’attività di Architettura dell’Informazione si divide solitamente in due step: il primo prevede venga adottata una metodologia top-down, e in un secondo momento un approccio bottom-up.

In genere, la valutazione top-down è eseguita per prima. Come suggerisce il nome, questo approccio permette all’architetto dell’informazione di avere una visione d’insieme e di lavorare approfondendo progressivamente i dettagli relativi alla distribuzione, al flusso di pagine, o alla struttura del contenuto.

La comprensione degli obiettivi dell’utente e dell’organizzazione è importante, ma questi obiettivi devono essere tradotti in qualcosa che stia al di sopra della struttura del contenuto nel sito web. Ad esempio: il sito che si sta costruendo è un portale per la vendita di attrezzatura per sport invernali; per pubblicare contenuti che interessino il target l’architetto dell’informazione avrà bisogno di sapere come gli acquirenti e gli utenti di tali accessori vedono tali informazioni. In altre parole, dovrà arrivare a comprendere la dimensione concettuale dell’utente. Snowboard e sci, ad esempio, dovranno avere diverse categorie di prodotto e di contenuto. La categoria dello sci dovrà contenere diverse sottocategorie, come lo sci acrobatico e il fondo. Il modo in cui verrà strutturato tramite l’approccio top-down potrà rendere il contenuto più navigabile.

A questa prima fase segue l’attività bottom-up. Questa permette all’architetto dell’informazione di afferrare le unità minime, i piccoli pezzi che fanno funzionare il tutto (i cosiddetti metadati) e tutte le cose che coinvolgono i metadati: cosa deve essere fatto e cosa deve essere registrato, come pubblicarlo, e come interagiscono fra loro i diversi metadati.

Come si può immaginare, i metadati sono il perno della gran parte dell’attività di un sito, dal motore di ricerca alla personalizzazione della disposizione del contentuto. Ma cosa sono in realtà i metadati? Un metadato è, letteralmente, un dato sul dato. Per esempio, quando parliamo, le parole che escono dalla nostra bocca si possono considerare dati. Il tono della nostra voce, il linguaggio del corpo, così come la personalità o l’atteggiamento dell’ascoltatore possono essere tutti considerati metadati.
Metadati che arricchiscono la nostra comprensione dei dati.

Proseguendo nell’esempio del sito di attrezzature da sport invernali, possiamo ipotizzare che il proprietario del sito voglia che chiunque legga un articolo sulla discesa libera veda, in una colonna laterale, anche i relativi prodotti presenti nel negozio virtuale. Un modo per ottenere questo risultato è creare una tassonomia di metadati: una sorta di gerarchia di termini e concetti che possono essere assegnati ai contenuti e ai prodotti.

Una parziale tassonomia per il sito potrebbe apparire così:

Snowboard
  Sci
       Discesa libera
       Sci di fondo
       Slalom
  Scarponi
Ecc.

Se viene creata ed utilizzata una tassonomia centralizzata, non si dovrà più tirare ad indovinare per creare collegamenti tra contenuto e prodotti. Se tutto il contenuto e tutti i prodotti saranno collocati nei posti corretti della tassonomia, quando gli utenti leggeranno un articolo etichettato come sci di fondo vedranno nella colonna laterale i prodotti etichettati come sci di fondo.

Per di più, se un anno dopo il proprietario del sito volesse implementare la personalizzazione, si potrà utilizzare la medesima tassonomia. Agli utenti potrebbe essere chiesto di registrarsi e scegliere quale tipo di contenuti o prodotti usino o preferiscano enfatizzare. Siccome la stessa tassonomia viene utilizzata per la personalizzazione, per i prodotti e per i contenuti, non si creerà confusione. Gli utenti che vorranno vedere le ultime notizie e i nuovi prodotti relativi allo snowboard, avranno questa etichetta come loro personalizzazione.

Come si ottengono le informazioni

Un architetto dell’informazione deve raccogliere molte informazioni in un tempo limitato, utilizzando metodi come questi:

1. Brainstorming – Liste di preferenze, ordinate per priorità, possono essere raccolte via e-mail, di persona o in sessioni di gruppo. Sono efficaci perché permettono ai partecipanti di pensare liberamente senza ostacoli o vincoli (brainstorming). L’assegnazione delle priorità permette a qualsiasi tipo di management di filtrarne obiettivi e desideri. La sintesi della lista – visibile a tutti – rende chiara la portata del progetto e rinforza la dimensione del lavoro di gruppo.
2. Sessioni di lavoro con piccoli gruppi permettono ad ognuno di esporre i diversi punti di vista. Possono essere utilizzate come prosecuzione del brainstorming, affinandone i risultati, o per schematizzare i componenti di pagina e mappare i flussi nel sito. Se è vero che un’immagine vale mille parole, vedere un’immagine mentre viene disegnata ne vale diverse centinaia di migliaia.
3. L’analisi di alcuni siti concorrenti o simili e la raccolta dei risultati in un report (o in una presentazione) può essere molto utile, non solo per estrapolare nuovi requisiti o “sarebbe bello avere…”, ma anche per stabilire parametri di confronto per l’organizzazione. Ad esempio, se il sito di un concorrente contiene 500 elementi di contenuto, la direzione potrebbe voler superare questo traguardo alla fine del prossimo trimestre. Dal punto di vista dell’utente, includere caratteristiche riconoscibili sul proprio sito, che già compaiono su altri siti, potrebbe essere positivo. E, naturalmente, evitare cattive scelte di design e di architettura viste altrove significa accrescere il valore del sito che si sta costruendo.
4. L’analisi degli utenti e delle loro azioni è un classico metodo per dedurre chi sono gli utenti e quali bisogni vogliono soddisfare. Un’analisi degli utenti può spaziare da ricerche demografiche a studi comportamentali degli utenti reali. Il risultato finale di questa attività è solitamente una serie di casi d’uso che definiscono gli utenti e le loro azioni.
5. Testare il sito con un campione di utenti può essere un ottimo metodo per trarre considerazioni e vedere le reazioni all’uso del prototipo o del design. Per seguire questa strada, è necessario un moderatore esperto, qualcuno cioè che riesca ad estrapolare le informazioni rilevanti senza “scoprire i testimoni”. Assicuratevi pure di monitorare (non registrare) il campione di test; questa attività dovrà essere eseguita dietro le quinte, per non influenzare il comportamento degli utenti osservati.
6. Infine, testare il sito con singoli utenti può aiutare l’architetto dell’informazione ad approfondire casi specifici. Organizzare e cronometrare una ricerca di informazioni, per esempio, può essere un ottimo esame su quanto intuitiva sia l’organizzazione del sito.
7. Informazioni sono reperibili anche tramite il cosiddetto card sorting, un metodo che consiste nel chiedere ai partecipanti di raggruppare tra loro concetti simili, precedentemente scritti su diversi cartoncini. Il risultato è una sorta di grossolano schema organizzativo che in realtà, in una serie di sessioni di lavoro, può portare alle fondamenta del prototipo di architettura dell’informazione di un sito.

Durante i test eseguiti con singoli utenti – come tra l’altro nelle sessioni di brainstorming – è fondamentale lasciare da parte ogni pregiudizio. L’architetto dell’informazione non deve giudicare i partecipanti in merito alle loro azioni, e tanto meno dovrebbe correggere errori o fornire assistenza. L’architetto dell’informazione dovrebbe seguire un preciso percorso, mentre ai partecipanti dovrebbe essere permesso di parlare liberamente durante il test, per acquisire ulteriori dati sull’esperienza e sul valore del test in base allo spazio concettuale in cui costoro si muovono.
Ovviamente, oltre ad essere reperite e raccolte, le informazioni vanno analizzate e sintetizzate, attività che porterà inevitabilmente a tralasciarne molte e focalizzare l’attenzione solo su alcuni elementi. Altrettanto importante sarà elaborare delle buone ipotesi. Questo significa che la disciplina dell’Architetto dell’informazione non è regolata da linee guida strettamente scientifiche. Come afferma Jesse James Garret, un illustre architetto dell’informazione, “la chiave del mio successo è fare delle buone ipotesi”.

L’architettura dell’informazione è quindi un processo, non un risultato finale. Molti siti verranno lanciati dopo processi di architettura, struttura e organizzazione che sono per ora solo una rara finezza. Anche se si attuerà una perfetta organizzazione del sito, essa non dovrà superare i sei mesi, in quanto durante tale periodo qualcosa potrà cambiare (bisogni degli utenti, obiettivi di business, ecc.) vanificando la solidità della struttura concettuale.

Il miglior strumento che può mettere in campo l’architetto dell’informazione è una mente aperta. Egli non ha a che fare con una elementare lista di pezzi da assemblare; la disciplina si sposta ben oltre – negli spazi concettuali – e questo significa doversi imbattere nella psicologia, nella natura della comunicazione, nel linguaggio (in particolare semantica e pragmatica). Inoltre, siccome gran parte del lavoro è orientato al contenuto, tutto ciò che riguarda il trovare, creare, selezionare, produrre e gestire il contenuto è altresì un fattore importante da conoscere.
Per muoversi efficacemente in questi ambiti, l’architetto dell’informazione deve allenare la perspicacia ed essere costantemente aggiornato. Deve saper prendere decisioni, consigliare correttamente, conoscere l’impatto dello sviluppo tecnologico e le tecniche di business on-line. Se gli utenti non possono trovare ciò che cercano, o rimangono confusi dopo la consultazione di un sito, non vorranno di certo tornarci a navigare. Questo atteggiamento potrà quindi danneggiare i ricavi e il prestigio di un’azienda.

Software e strumenti

Molti software promettono di fare quasi tutto, se non tutto, il lavoro dell’architetto dell’informazione: comprendere i dati, strutturarli, pubblicarli e gestirli. Francamente, la maggior parte di questi strumenti è molto primitiva e non mantiene nessuna delle potenzialità esibite. La ragione è principalmente questa: il linguaggio umano (e i suoi spazi concettuali) sono difficili da gestire e ancora più complessa è la sua trasformazione in processi e sistemi riproducibili.
Non disponiamo di abbastanza spazio per valutare ogni tipo di software, ma spero che la seguente lista possa fornire qualche indicazione.

I sistemi di content management tentano di facilitare il lavoro di gestione del contenuto. Essi permettono ai creatori di contenuti di pubblicare e gestire i contributi (inseriti in semplici file, campi di database, o entrambi). La maggior parte di questi strumenti possiede solo una visione superficiale del ciclo vitale di ogni singolo elemento del contenuto, spesso perché gli sviluppatori di tali sistemi si sono stancati di chiedere continuamente ai creatori di contenuti la natura del contenuto!
Quasi tutti i sistemi di content management permettono di creare un pezzo di contenuto e di inserirlo in un flusso di operazioni (workflow). In relazione al sistema, il workflow può essere facile o complesso da creare e da far aderire al reale flusso di lavoro. Anche i migliori sistemi, però non tengono conto di altre questioni legate al centro della creazione dei contenuti, come la ricerca, la stesura di bozze, la selezione delle fonti, o di poter gestire accuratamente le fasi successive alla pubblicazione.
In ogni caso, visto il numero di aziende che propongono sistemi di content management, la concorrenza potrebbe favorire lo sviluppo di strumenti più efficaci. Fino ad ora, nella mia esperienza, applicazioni personalizzate sviluppate specificatamente per alcune esigenze, e basate su tecnologie open-source, mettono sempre al tappeto qualsiasi pacchetto software preconfezionato.

Allo stesso modo, gli strumenti di categorizzazione automatica si propongono di alleviare la sofferenza di categorizzare (assegnare i metadati) di grandi quantità di contenuto, come raccolte di file, tabelle di database e archivi di e-mail. Alcuni di questi strumenti non riescono a gestire facilmente file multimediali, immagini e documenti complessi come i diagrammi Visio. E finché non riusciranno ad afferrare il significato, continueranno a non capire la differenza tra duck (verbo: abbassare la testa) e duck (sostantivo: anatra), e neppure classificheranno separatamente documenti riguardanti l’isola di Java, il caffè (java), e il linguaggio di programmazione Java.

I migliori strumenti di categorizzazione automatizzata permettono agli operatori (umani) di intervenire sulle scelte. Uno strumento personalizzato che ho contribuito a sviluppare offre una lista di potenziali categorie che possono essere applicate ad un contenuto inserito da un operatore umano. Deve essere l’operatore a scegliere la categoria appropriata dalla lista; qualora non la trovi, può scegliere dalla lista completa.

Un altro approccio è stato alla base della creazione di strumenti per creare e gestire dizionari (thesauri). Un thesaurus è uno strumento per reperire informazioni che simula efficacemente il dizionario o il vocabolario dei sinonimi. Per ogni termine presente in una lista di voci, il thesaurus può evidenziare relazioni gerarchiche, identificare i sinomini, e termini collegati. Un dizionario ben costruito può evitare molta della frustrazione che deriva dalla ricerca delle informazioni.
Per esempio, se state costruendo un sito di e-commerce specializzato nella vendita di abiti, un dizionario può evitare di far impazzire gli utenti che cercano blazer, quando nel vostro sistema li avete chiamati giacche. Con un thesaurus potete stabilire che blazer sia un sinonimo di giacca e visualizzare gli articoli giusti tra i risultati della ricerca. Con lo stesso sistema, mentre gli utenti stanno guardando una particolare giacca, una sezione laterale della pagina può mostrare il pantalone adatto a quella giacca.

Molti sistemi di implementazione di dizionari hanno successo in quanto uniscono il meglio di entrambi gli aspetti (uomo e macchina). Un operatore umano può fare ciò che gli riesce meglio: sfoderare un potente cervello e una tacita conoscenza a proposito dell’argomento. Al computer invece sarà delegata l’attività di gestire grandi quantità di dati per macinare un sacco di lavoro, e in fretta.

Pubblicato in origine qui http://iainstitute.org/it/translations/000155.html

La mia traduzione del primo articolo dedicato al lancio dell’iainstitute, di cui ho fatto parte dal 2003 al 2005.